Tegenwoordig lijkt het wel of er ieder jaar nieuwe dans- & muziekfestivals worden georganiseerd. Dat dit niet altijd een succes hoeft te zijn, blijkt uit het floppen van het Belgische Vestiville eerder dit jaar in juni. Daarom is het des te fijner om als (beginnende) organisator goed te beginnen. Ieder festival vergt de nodige voorbereiding waarbij er ontzettend veel geregeld moet worden. Maak daarom in ieder geval een goede start met deze effectieve tips om een internationaal (dans)festival te organiseren. Natuurlijk komt er nog meer bij kijken, maar met deze tips heb je in ieder geval een goed begin.

Opstellen van gedetailleerd draaiboek

Ieder festival heeft een team nodig dat aan de slag gaat met het draaiboek van het evenement. Daarin staat alle belangrijke informatie en wordt er antwoord gegeven op wie, wat, waar en wanneer. Het draaiboek wordt ook wel gezien als dé bijbel van een festival: zowel vooraf als tijdens en zelfs na het festival wordt dit boek in de hand genomen om alles tot in de puntjes goed uitgewerkt te hebben. Een festival zoals SIVO-festival met internationale dansgroepen wordt bijvoorbeeld in de basis ook eerst zo geregeld. Let hierbij direct goed op het publiek en eventuele medewerkers van het festival. Ga je met internationale (doel)groepen werken en heb je hiervoor werknemers nodig van meerdere nationaliteiten? Zorg er in dat geval voor dat alle informatie ook in andere talen, in ieder geval in correct Engels, toegankelijk is. Hierbij is het belangrijk dat de vertalingen volledig correct zijn, zodat er niets mis kan gaan in de communicatie. Dergelijke professionele vertalingen kun je dus het beste uitbesteden aan een ervaren vertaalbureau.

Bepaal je budget

In het draaiboek komt zonder twijfel al gauw het kopje ‘budget’ naar voren. Het is goed om van tevoren te bepalen wat het verwachte budget zal zijn dat ingezet kan worden bij het festival. Begin daarom met het maken van een globale inschatting en reken hierbij de kosten die je maakt, maar ook de winst die er verwacht wordt met bijvoorbeeld de verkoop van tickets. Op basis daarvan kun je ook direct een ticketprijs bepalen. Zorg ervoor dat deze prijs toegankelijk is voor potentiële bezoekers (helemaal wanneer het een nieuw festival betreft) zodat zij gelokt worden om een kaartje te kopen. Let er hier natuurlijk wel bij op dat de prijs ook haalbaar is voor het gehele kostenplaatje van het festival. Aanrader: check altijd of er speling is en blijft in het budget. Dat betekent dat je tussendoor nog best eens het budget kunt aanpassen, mocht dat nodig zijn. Liever dat dan voor onverwachte financiële verrassingen komen te staan.

Bepaal de locatie en regel vergunningen

Ook moet je rekening houden met de eventuele plek waar je het festival wilt laten plaatsvinden. Het kan in eerste instantie best lastig zijn om de juiste plek te vinden. Er zijn namelijk een heleboel factoren waar je rekening mee moet houden. Stem bijvoorbeeld de locatie altijd af op je doelgroep: is het passend en toegankelijk? Bekijk ook of het haalbaar is om het programma op die plek plaats te laten vinden. In Nederland zijn er talloze locaties waar festivals gehouden worden. Doe daarom online eens inspiratie op en bekijk de verschillende mogelijkheden. Bezoek meerdere locaties om op die manier de juiste keuze te kunnen maken binnen het festivalbudget. Pas op het moment van eventuele beslissingen is het aan te raden om te kijken naar de vergunningen en regels. Zolang je ervoor zorgt dat je dit eerst regelt voordat je alles bekend maakt aan je publiek kun je in ieder geval daarmee geen flater slaan, zoals het Belgische Vestiville wel deed.

Natuurlijk komt er nog (veel meer) kijken bij het organiseren van een festival, maar met de bovenstaande tips heb je in ieder geval al een goede start. Zorg dat je een professioneel team hebt waarmee je na kunt denken over de siteproductie, de catering, de decoratie, de entertainment, het eten en drinken en andere faciliteiten. Neem hier de tijd voor en laat je inspireren door bestaande (dans)festivals.