Zijn er dingen veranderd qua administratie ten opzichte van vroeger? Echt wel! Dus ook voor de dansscholen. Vaak denken mensen dat het ‘alleen maar een beetje dansen is’, maar er komt veel meer bij kijken om alles goed te organiseren.

In dit geval wil ik meer ingaan op hoe je de administratie goed organiseert voor de leerlingen en ouders. Als dansschool moet je bepaalde keuzes maken. Hoe organiseer ik de betalingen? Hoe informeer ik de leerlingen en ouders over evenementen en nieuws? En wat voor beleid ga ik voeren op momenten van onduidelijkheid of conflict? Gelukkig heb ik zelf nog nooit een conflict meegemaakt, maar ik verbaas me er wel eens over hoe makkelijk dingen gaan. Goed voor iedere school om je verzekeringspapieren er een keer bij te pakken en te kijken of de polis nog aansluit bij je huidige wensen en situatie!

Als je alle informatie duidelijk op de website vermeldt, is er niets aan de hand. Maar niet iedereen checkt maandelijks de website, dus wat doe je dan? Mijn ervaring: dat maar weinig ouders mailtjes echt goed lezen. Is er informatie die je wilt delen, dan is de ‘ouderwetse brief’ uitdelen tijdens de lessen toch het allerbeste. De kinderen vinden het dan ook spannend, dan hoor je: ‘Mama, hier een brief van de juf, wat staat erin?’ Maak de mail/brief kort en duidelijk en denk goed na of je dingen kunt combineren zodat je niet over een maand weer een brief moet uitdelen.

Een voorbeeld: als ik vroeger tegen mijn ouders had gezegd: ‘Pap en mam, dansen is leuk maar mijn vriendinnetjes gaan op (ik noem maar iets) de plaatselijke knikkerclub. En de knikkerles is op hetzelfde tijdstip als dansen, dus meld me maar af voor dansen!’ dan weet ik zeker dat mijn ouders hadden gezegd: ‘Eerst het dansseizoen afmaken en dan gaan we wel eens kijken of we gaan knikkeren volgend jaar.’

Mijn mening is dat dit tegenwoordig in de meeste gevallen (dus niet altijd) te makkelijk gaat. ‘Wil je knikkeren, ga maar knikkeren en dan zeggen we dansen gewoon op,’ zonder te bedenken dat dit echt gevolgen kan hebben voor de dansschool. De zaalhuur, docenten,inkomstenbelasting en alle extra’s als kostuums en theaterkosten bij shows moeten toch betaald worden. Net zoals het afmelden van je zoon/dochter als hij/zij een keer niet naar de les kan komen. Geef het gewoon netjes door want dan weet de dansschool dat er niets ernstigs aan de hand.

Laatst had ik het met een aantal danscollega’s over dat we er bijna niet meer aan ontkomen om over te stappen naar automatische incasso’s. Is dat erg? Wij denken van niet. Beter nog, je doet de ouders/leerlingen er juist een plezier mee, want het is een stuk minder ‘geregel’.

Ik dacht vroeger nooit dat ik nog eens zou zeggen: ‘Die goede automatische incasso!’ Want ik was er juist zo voor om het persoonlijk te houden. Zo zie je maar dat ouderwets soms best goed kan zijn, maar vernieuwing zeker ook!

Conclusie: zorg dat je de administratie van de school zo duidelijk mogelijk maakt, zowel met ouderwetse als moderne middelen, zonder te veel ‘geregel’ voor de leerlingen, ouders en jezelf. Dat scheelt je tijd en die tijd kun je dan stoppen in ‘gewoon lekker dansen’, waar je het uiteindelijk allemaal voor doet!